Outils collaboratifs GOOGLE WORKSPACE

Description du cours

Objectifs de la formation :

• Etre à l’aise avec l’outil Google Workspace.
• Maitriser l’utilisation du Drive, de Gmail, de Google Agenda, Google Task.
• Etre en mesurer de créer des documents avec Google Doc, Google Sheets, Google Slides ou Google Forms.

Les points forts de la formation :

Contenu de la formation :

Programme de formation :

Programme “Utilisation des outils collaboratifs” :

• Présentation outil google Workspace 

• Maitriser les concepts clés liés aux outils collaboratifs et identifier leur rôle dans le cadre d’un travail d’équipe :
  • Gestion d’un calendrier partagé
  • Gestion des tâches
  • Amélioration de la communication et coordination au sein de l’équipe
  • Optimisation de la production 

• Reconnaître et utiliser les fonctionnalités d’une plateforme collaborative
  • Accéder à une plateforme collaborative
  • Identifier les caractéristiques de la plateforme
  • Gérer les options : paramétrage d’affichage, confidentialité, notifications, langues, accès
  • Personnalisation des applications disponibles (ajouter, épingler, désinscrire, désinstaller
  • Ajouter des membres, supprimer des membres, ajouter et supprimer des canaux à une équipe 

• Appréhender les conditions d’utilisation :
• identifier l’usage des données fait par la plateforme collaborative
• visualiser et comprendre les rapports d’activité,
• utiliser la fonction d’aide
• vérifier l’état des mises à jour. 

• Utiliser un agenda partagé :
• Visualiser les évènements et les dates dans un calendrier en utilisant les options de visualisation,
• gérer les évènements d’un calendrier à l’aide d’options comme : afficher les détails, modifier, supprimer un évènement ou une série, utiliser l’assistant de programmation.
• Partager, annuler le partage d’un calendrier. 

• Assurer la gestion des tâches :
• créer et attribuer une tâche.
• Gérer des tâches en utilisant des options comme : la priorité des tâches, la date d’échéance, la durée.
• Modifier, supprimer, déplacer une tâche.
• Mettre à jour le statut d’une tâche.
• Afficher le statut des tâches dans un calendrier des tâches.

• Utiliser les outils de conversation :
• distinguer les modalités de communication synchrone et asynchrone
• démarrer un « one-to-one », une conversation de groupe en utilisant des communications asynchrones communes (courriers électroniques, SMS…) ou une communication synchrone commune (chat, VoIP, vidéo).
• Appliquer les paramètres audios et vidéos appropriés.
• Ajouter une pièce jointe, un émoticône à une conversation.
• Sauvegarder un message d’une conversation. Ouvrir un message sauvegardé. 

• Utiliser les outils de réunion :
  • Démarrer une réunion instantanée et inviter des participants.
  • Prévoir une réunion ponctuelle, une réunion récurrente et inviter des participants
  • Annuler une réunion, une réunion dans une série.
  • Répondre à une invitation, à une réunion en utilisant des options comme : ajouter un message, accepter, répondre « peut-être », refuser.
  • Fixer un rappel pour une réunion, un évènement.
  • Participer à une réunion.
  • Gérer une réunion en tant qu’organisateur en définissant des autorisations, en attribuant des rôles, en mettant fin à une réunion.
  • Participer à une réunion en utilisant des options comme : activer, désactiver l’audio ou la vidéo, « lever la main », partager l’intégralité du bureau, de la fenêtre.
  • Donner ou demander le contrôle dans une réunion.
  • Prendre des notes pendant une réunion.
  • Consulter les notes après une réunion. 

• Organiser un webinaire :
  • programmer un webinaire et inviter des participants,
  • configurer les options d’accès au webinaire,
  • envoyer un lien de participation,
  • définir un mot de passe, activer la salle d’attente,
  • activer/désactiver le changement de nom,
  • gérer les options de chat.
  • Annuler un webinaire et notifier aux participants.
  • Participer à un webinaire.
  • Gérer les paramètres réservés à l’hôte du webinaire : réglages de l’arrière-plan ; mettre en sourdine ou non les participants ; partager une présentation, d’autres ressources
  • terminer un webinaire.
  • Participer à un webinaire en utilisant des fonctionnalités comme le chat, le Q&R.
  • Être conscient que les participants doivent être informés si un webinaire est enregistré.
  • Enregistrer un webinaire, partager l’enregistrement d’un webinaire.
• Utiliser les fonctionnalités de stockage et de partage : le drive
• Accéder au drive
• Mettre des fichiers en ligne sur le drive
• Télécharger des fichiers stockés dans le drive
• Partager des documents avec d’autres collaborateurs via des partages de liens et des autorisations accès
• Les différents modes de partage
• Les limites du stockage en ligne (taille fichiers, type fichiers..°) 

• Créer du contenu en ligne :
  • Créer un nouveau document : doc, slide, sheet, forms…
  • Donner un titre à ce document
  • Travailler à plusieurs sur le même document en même temps (conversation…)
  • Travailler ensemble sur un document de manière asynchrone (commentaire, mode suggestion…)
  • Accéder à l’historique des versions, visualiser les anciennes versions
• Les fondamentaux de Google Doc
  • mettre en forme le texte
  • mettre en forme les paragraphes
  • insérer un tableau ou une image 
  • mise en page
• Les fondamentaux de Google sheet :
  • les notions de base
  • réaliser des calculs simples
  • insérer un graphique 
• Les fondamentaux de Google slide 
  • les notions de bases 
  • insérer une image, des formes ou un tableau 
  • transitions et animations
• Les fondamentaux de Google Forms 
  • les notions de base